Lielākā daļa uzņēmumu par korporatīvajām dāvanām domā nepareizajā brīdī. Doma rodas dažas nedēļas pirms Ziemassvētkiem, tad vēlreiz pirms Jāņiem, katru reizi no nulles un katru reizi steigā. Rezultāts ir paredzams: izvēle ir sašaurināta, cenas augstākas, un nauda tiek tērēta pa daļām bez kopskata. Dāvanas, kuras varētu būt viena mierīgi plānota gada izdevumu pozīcija, kļūst par vairākām atsevišķām ārkārtas situācijām.
Risinājums nav tērēt vairāk. Tas ir sākt agrāk un skatīties uz visu gadu vienlaikus. Uzņēmums, kas dāvanu budžetu izplāno vienreiz gadā, tērē to pašu naudu vai pat mazāk, bet iegūst labāku izvēli, mierīgāku grafiku un skaidru priekšstatu par to, kur nauda aiziet.
Kāpēc viens gada plāns ir labāks par sešām atsevišķām reizēm
Atsevišķi pieņemti lēmumi gandrīz vienmēr izmaksā vairāk nekā viens kopējs plāns. Kad katra dāvināšanas reize tiek risināta atsevišķi, nav iespējams ne salīdzināt, ne sarunāt apjoma nosacījumus, ne paredzēt kopējo summu. Plānojot visu gadu uzreiz, parādās lietas, kuras steigā paliek neredzamas: cik daudz partneru patiesībā ir, kuri no tiem ir svarīgākie, kurās reizēs vispār ir vērts dāvināt un kur nauda tiek izšķiesta no inerces.
Vēl viens ieguvums ir psiholoģisks. Kad budžets ir noteikts iepriekš, katra atsevišķā izvēle kļūst vienkārša — jūs jau zināt, cik drīkstat tērēt un kuram. Bez plāna katra reize sākas ar to pašu jautājumu “cik šoreiz?”, un atbilde bieži ir vai nu pārāk daudz no vainas sajūtas, vai pārāk maz no steigas.
Kā sadalīt partnerus līmeņos
Gada budžeta pamatā ir partneru saraksta sadalīšana līmeņos. Bez tā nauda izplūst vienmērīgi pār visiem, kas nozīmē, ka svarīgākie partneri saņem tikpat, cik nejauši kontakti. Praktisks dalījums izskatās šādi:
- Stratēģiskie partneri. Nedaudzi, no kuriem reāli atkarīga uzņēmuma darbība. Šeit aiziet lielākā daļa naudas, jo tieši šīs attiecības ir vērts uzturēt cienīgi.
- Pastāvīgie sadarbības partneri. Lielākā vidējā grupa, ar kuru notiek regulārs darbs. Drošā vidējā josla, kur dāvana ir cienīga, bet ne pārspīlēta.
- Periodiskie un mazāk kritiskie kontakti. Plašākais loks, kuram pietiek ar pieklājīgu, pieticīgu žestu vai dāvanu karti.
- Iekšējais loks — darbinieki. Atsevišķa pozīcija ar savu loģiku, kas jāplāno atšķirīgi no ārējiem partneriem.
Šis dalījums atrisina galveno budžeta jautājumu: lielākā daļa naudas aiziet mazākajai, bet svarīgākajai grupai, nevis izšķīst vienādi pār visiem. Tieši nespēja sadalīt partnerus ir biežākais iemesls, kāpēc dāvanu budžets izrādās gan dārgs, gan neefektīvs vienlaikus.
Kā izskatās plānots gada budžets
Lai tas nebūtu tikai abstrakti, šeit ir ilustratīvs piemērs vidēja uzņēmuma gada dāvanu plānam. Skaitļi ir orientējoši, nevis ieteikums — to mērķis ir parādīt, kā plāns sakārtojas kopā.
| Reize | Saņēmēju grupa | Skaits | Vērtība par vienību | Kopā |
|---|---|---|---|---|
| Ziemassvētki | Stratēģiskie partneri | 10 | €70 | €700 |
| Ziemassvētki | Pastāvīgie partneri | 40 | €35 | €1400 |
| Ziemassvētki | Periodiskie kontakti | 50 | €18 | €900 |
| Līgo | Stratēģiskie un pastāvīgie | 30 | €25 | €750 |
| Darba jubilejas | Atsevišķi partneri/darbinieki | 8 | €50 | €400 |
| Darbinieku Ziemassvētki | Komanda | 25 | €30 | €750 |
| Rezerve neparedzētam | — | — | — | €400 |
| Kopā gadā | €5300 |
Šāda tabula uzreiz parāda lietas, kuras steigā paliek neredzamas. Redzams, ka lielākā summa aiziet Ziemassvētkos, ka stratēģiskie partneri saņem vairāk par vienību, bet kopumā patērē mazāk nekā plašais periodisko kontaktu loks, un ka rezerve neparedzētam ir atsevišķa pozīcija, nevis kaut kas, ko ņem no citām. Tieši šī kopskata sajūta ir tas, ko atsevišķi lēmumi nekad nedod.
Vai dāvanas vispār atmaksājas
Godīgā atbilde ir, ka korporatīvo dāvanu atdevi nevar izmērīt tā, kā mēra reklāmas kampaņu. Nav skaitļa, kas pateiktu, cik līgumu atnesa konkrēts grozs. Tas tomēr nenozīmē, ka atdeves nav — tā vienkārši izpaužas netieši: attiecības, kuras paliek siltākas, partneris, kurš atceras jūsu uzņēmumu nākamajā sarunā, klients, kurš nepāriet pie konkurenta. Šīs lietas reti parādās tabulā, bet tās ir reālas.
Praktiskā pieeja tāpēc ir nevis mēģināt izmērīt katra groza atdevi, bet skatīties uz dāvanu budžetu kā uz attiecību uzturēšanas izmaksu, līdzīgi kā uz tikšanos vai pusdienu izmaksām. Jautājums nav “cik tieši tas nopelnīja”, bet “vai šīs attiecības ir vērts uzturēt”. Ja atbilde ir jā, tad samērīga dāvana ir viens no lētākajiem veidiem, kā to darīt.
Četras vietas no budžeta plānošanas skatpunkta
Budžeta paredzamība un kontrole dažādos iegādes ceļos atšķiras tikpat būtiski kā cena.
| Iegādes vieta | Izmaksu paredzamība | Slēptās izmaksas | Cik labi plānojama |
|---|---|---|---|
| kamigifts.lv (KAMI Gifts) | Augsta — fiksētas cenas par komplektu | Zemas | Ļoti labi, it īpaši lielam apjomam |
| Lielveikala dāvana | Vidēja — zema vienības cena | Augstas — laiks pirkšanai un pakošanai | Grūti plānot lielā apjomā |
| Pašu veidots komplekts | Mainīga — atkarīga no izvēles | Augstas — laiks un materiāli | Grūti precīzi paredzēt |
| Dāvanu karte | Ļoti augsta — fiksēta summa | Nav | Vislabāk plānojama tīri naudas ziņā |
Tīri budžeta loģikā dāvanu karte un specializēts veikals ir vieglāk plānojami, jo cena ir fiksēta un slēpto izmaksu praktiski nav. Lielveikals un pašu veidots komplekts šķietami ir lētāki par vienību, bet to patiesās izmaksas slēpjas laikā — pirkšanā, pakošanā un piegādes organizēšanā, kas lielā apjomā mēdz izmaksāt vairāk nekā ietaupītā produkta cena.
Galvenais, ko dod plānošana, nav konkrēts skaitlis, bet kontrole. Uzņēmums, kas zina savu gada dāvanu budžetu un to, kuram cik aiziet, vairs nepieņem lēmumus steigā un no vainas sajūtas. Tas tērē apzināti — un parasti gudrāk un mierīgāk nekā tas, kurš katru sezonu sāk no jauna.